Im erweiterten Fachbereich „Büro des Bürgermeisters“ wird seit diesem März bei rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Pilottest für die gesamte Verwaltung eingesetzt.

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet laut Wikipedia die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint.

Bei der bisherigen Dateiablage „auf der eigenen Festplatte“ kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement stehen hingegen Felder für Metadaten oder Verschlagwortung der Dokumente zur Verfügung, so dass Daten leicht „per Knopfdruck“ wiederzufinden sind.

Mittelfristiges Ziel hierbei ist der Übergang bisheriger Papierakten zu rein elektronischen eAkten.